Decreto semplificazioni – Registri contabili tenuti con sistemi elettronici
Con il comma 2-bis dell’articolo 1 del DL 73/2022 è stato modificato l’art. 7 comma 4-quater del D.L. 357/1994.
Si ritiene opportuno richiamare quanto previsto dalla normativa in merito ai registri contabili tenuti con sistemi elettronici e, in particolare, i seguenti commi dell’art. 7 del D.L. 357/1994:
- il comma 4-ter, che non è stato modificato, prevede che a tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all’esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza;
- il comma 4-quater, prima della modifica in esame, stabiliva che, in deroga a quanto previsto dal comma 4-ter, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto era, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza.
Prima della modifica in esame, l’Agenzia delle Entrate, con la risoluzione del 28 marzo 2022 n.16/E, aveva ribadito che la tenuta e la conservazione dei documenti erano concetti e adempimenti distinti e che pertanto i registri contabili, fiscalmente rilevanti, tenuti in formato elettronico:
- a) ai fini della loro regolarità, non avevano obbligo di essere stampati sino al terzo mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
- b) ma che entro tale termine (terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi) dovevano essere posti in conservazione nel rispetto del D.M. 17 giugno 2014 (e, quindi, del codice dell’amministrazione digitale, D.Lgs 7 marzo 2005, n. 82) – laddove il contribuente avesse voluto mantenerli in formato elettronico – ovvero dovevano essere stampati (materializzati) in caso contrario.
Con la modifica in commento, viene invece precisato che la previsione di cui all’art. 7 comma 4-quater del D.L. 357/1994 è estesa alla conservazione dei registri contabili tenuti con sistemi elettronici e che, pertanto, anche la conservazione dei registri contabili è considerata regolare – pur in difetto della conservazione sostitutiva digitale a norma di Legge (ovvero della loro stampa) – se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui sistemi elettronici e se vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza.
In sostanza risulterà sufficiente tenere aggiornati i libri e le scritture contabili su supporto informatico e stamparli soltanto all’atto di eventuali richieste da parte dell’Amministrazione finanziaria in sede di controllo.